Цикл кредиторской задолженности

Что такое цикл расчетов с поставщиками (AP)?

Цикл расчетов с поставщиками также известен как цикл «Закупка для оплаты» или «P2P» — это серия процессов, в которых участвует отдел закупок и платежей компании и выполняются все необходимые действия от размещения заказа поставщикам, закупки товаров и проведения окончательных платежей. поставщикам.

Вы можете свободно использовать это изображение на своем веб-сайте, в шаблонах и т. Д. Пожалуйста, предоставьте нам ссылку с указанием авторстваКак указать авторство?Ссылка на статью должна содержать гиперссылку
Например:
Источник: Цикл кредиторской задолженности (wallstreetmojo.com)

В каждом бизнесе есть два основные бизнес-циклыОсновные бизнес-циклыДеловой цикл представляет собой расширение и сокращение экономики, происходящее из-за подъемов и падений валового внутреннего продукта (ВВП) страны. Это происходит в долгосрочной перспективе и идет параллельно с естественной скоростью роста.читать далее — цикл доходов и цикл расходов.

В Цикл доходаЦикл доходаЦикл выручки определяет и поддерживает процессы завершения бухгалтерского процесса для регистрации доходов, полученных от услуг или продуктов, который включает в себя учетный процесс отслеживания и записи транзакций от начала до конца доставки заказа.читать далее включает такие виды деятельности, как продажи, маркетинг, отношения с клиентами, сбор доходов и т. д.
Цикл расходов включает закупки, платежи поставщикам, производственные расходы, заработную плату и т.д. Цикл кредиторской задолженности составляет значительную часть цикла расходов.

Ниже приведены Шаги, включенные в цикл расчетов с поставщиками —

Определение необходимых товаров
Процесс закупок
Поиск поставщиков
Запрос предложения
Проверить получение предложения
Переговоры
Заказ на покупку
Подтверждение поставщика
Обязанности поставщиков
Об успешной доставке товара
Ввод счета-фактуры
Оплата

Давайте обсудим это подробно —

Шаги, включенные в цикл кредиторской задолженности

Цикл кредиторской задолженности представляет собой серию различных процессов в компании, включающих различные действия, необходимые для покупки продукта, начиная с размещения заказа на товары поставщикам, затем покупки и получения товаров и, наконец, выполнения окончательного причитающегося платежа. поставщику против того же.

В цикл от закупки до оплаты входят следующие этапы:

# 1 — Определение необходимых товаров

Закупки производятся исходя из запасов, требуемых производственным отделом компании. Начальник производства определяет необходимые расходные материалы и информирует отдел закупок.

# 2 — Отдел закупок начинает процесс закупок

После утверждения запросов на поставку от производства отдел закупок проверяет, были ли уже размещены аналогичные заказы; в противном случае создаются новые документы заказов на поставку.

# 3 — Поиск поставщиков

Поиск поставщиков — непростая задача, которая включает в себя различные факторы, такие как местонахождение, легкость транспортировки, кредитная политика, репутация поставщика и его продукции, прошлые связи с компанией и многое другое. Однако компания предпочитает сделки с проверенными поставщиками. В других случаях потенциальные поставщики отбираются на местном, национальном или международном уровне с использованием онлайн-бизнеса на бизнес-порталы (например, Alibaba.com), рефералов и т. Д.

# 4- Запрос предложения

После выбора нескольких потенциальных поставщиков доставляется официальный документ для получения предложений по товарам. Документ именуется запросом предложений (RFP). Поставщик отправляет предложение, включая цены и качество продукции, и просит компанию вести с ними дела.

# 5 — Просмотрите получение предложения

Компания просматривает предложения, отправленные разными поставщиками, и фильтрует поставщиков, которые могут выполнить требования компании. Компания информирует выбранных поставщиков о своей заинтересованности в совершении сделок купли-продажи.

# 6 — Компания начинает переговорный процесс

Переговоры — это напряженный и иногда отнимающий много времени процесс, когда покупатель просит продавца снизить ставки, предложить либеральную кредитную политику и другие основные условия переговоров, такие как скидки, качество продукции, транспортные расходы, условия доставки и страхования. В процессе переговоров выполняется фильтрация, и компания определяет лучших поставщиков.

# 7 — Заказ на покупку

Компания после утверждения желаемого поставщика награждает его заказ, отправляя официальный документ заказа на поставку. Он подтверждает поставщику требования компании и крайний срок доставки товаров или услуг.

# 8 — Подтверждение поставщика

Соглашение вступает в силу, когда поставщик соглашается продавать свою продукцию на запрошенных условиях. Подтверждение принятия должно быть отправлено поставщиком в письменной форме по почте или электронной почте.

# 9 — Обязанности поставщика

Поставщик обязан подготовить и отгрузить товары строго в установленные сроки и информировать компанию о ходе выполнения заказа. Уведомление должно быть отправлено, когда товары готовы к отправке, и уведомление об отгрузке, включая действительные документы с указанием описания товаров, включая вес или единицы, дату доставки, местонахождение и т. Д.

# 10 — Инспекция доставленных товаров

Начинается процесс проверки, который включает в себя проверку как качества, так и количества. Отдел закупок проверяет, соответствуют ли поставленные товары заказу на поставку.

# 11 — Ввод счета-фактуры

При успешной проверке, если все находит подходящим, отдел закупок отправляет одобрение в отдел кредиторской задолженности, чтобы начать процесс платежей. Таким образом, отдел кредиторской задолженности делает запись счета-фактуры, которая содержит все характеристики платежа, такие как окончательная дата и / или окончательная дата со скидкой, сумма возмещения и другие официальные данные.

# 12 — Оплата

После каждой необходимой проверки отдел кредиторской задолженности начинает производить платежи поставщику частично или полностью в соответствии с нормами компании. Существуют различные способы оплаты поставщикам, например:

Оплата наличными
Чек платежа (или другой Оборотные инструментыОборотные инструментыОборотный инструмент относится к передаваемому и подписанному письменному документу, в котором плательщик гарантирует или обещает выплатить определенную сумму в конкретную дату в будущем или по требованию получателю платежа или на предъявителя. Он включает в себя переводные векселя, ордер на доставку, простой вексель, квитанцию клиента и т. Д.читать далее)
Сторонний перевод онлайн
Платеж кредитной картой
Платежи в долларах или другой иностранной валюте (обычно применимы при импортных операциях);
Бартерный платеж, то есть оплата некоторых товаров и / или услуг за товары и / или услуги, полученные поставщиком.

Соответствующие документы, задействованные в цикле AP

Следующие важные документы включены в цикл от закупки до оплаты:

# 1 — Заказ на покупку

Отдел закупок компании формирует заказ на необходимый товар и отправляет его продавцу. В заказе указывается поставщик товаров и их количество. В нем также указывается дата, когда товар должен быть доставлен.

# 2 — Отчет о получении

После того, как товары доставлены, руководство проверяет отгрузку и проверяет качество, количество и другие важные аспекты. После полной проверки создается подробный отчет, называемый получением отчета.

# 3 — Счет поставщика

Документ представляет собой юридический договор, в котором поставщик подробно описывает товары, ставку за единицу и общую сумму вместе с применимой налогооблагаемой суммой. В нем также указывается кредитная политика и окончательная дата платежа.

РосДорЛизинг

08:00 - 18:00

8 (800)-700-53-99